Caso de Estudio

Lugar: Universidad de Los Ándes, Restaurante Villa Paulina

Fecha: Octubre 5 del 2023

Hora: 4:00 pm a 9:00 pm

Junto con mi compañera Manuela izquierdo, llegamos a las 4:00 pm a la Universidad de Los Ándes. Una estudiante auxiliar de allí, nos estaba esperando para orientarnos con el registro y el lugar de parqueo.

El proceso fue más demorado de lo que se esperaba pues, tardamos aproximadamente 45 minutos entre llegar a la ubicación correcta, contando con las fallidas indicaciones que la estudiante nos daba por teléfono, nuestro registro, y el traslado de los equipos hasta el punto de entrada. Además de esto, el parqueadero se encontraba en otro edificio y el guardia de turno no estaba informado de nuestra llegada. Cabe aclarar que yo fui a estacionar ya que estábamos usando mi carro y mi compañera se quedó en locación.

A eso de las 5:00 pm me re-econtré con Manuela, quien ya había comenzado el montaje, pero solamente en unas cosas mínimas, pues me comunicó una situación imprevista.

El lugar era bastante grande y además de esto, contaba con divisiones que formaban en total 4 espacios diferentes en los cuales se debía escuchar la agrupación musical invitada. Para esta última, solamente teníamos una ubicación disponible ya que el espacio estaba adecuado a su mayor capacidad para recibir hasta 70 invitados.

Llegamos a la conclusión de que teníamos dos posibilidades para proceder:

Colocábamos las cabinas de PA en su posición habitual, frente a los músicos. Esto implicaba que solamente uno de los 4 espacios tendría sonido, pero este sonaría de la mejor manera posible.
Cada cabina la posicionabamos en espacios diferentes. En un salón, se podía colocar con una pequeña rotación hacia la izquierda para que cubriera dos salones, y la otra solamente cubriría un tercer salón, debido a que no contábamos con más extensiones y el cable de corriente en su punto máximo, no alcanzaba a rotar correctamente para cubrir el cuarto espacio, que era donde se encontraban los músicos. De esta manera tendríamos tres salones cubiertos y el cuarto con un sonido inteligible, compuesto en su mayoría por la resonancia acústica de los instrumentos, sobretodo de la flauta y la percusión, y una cantidad mínima de la mezcla que la cabina alcanzaba a entregar.

Elegimos la segunda opción pues así, el mayor número de comensales se encontraría satisfecho con el entretenimiento. Además, los salones que cubrían las cabinas, ni siquiera permitían ver a los músicos por las paredes que los dividían. Sería bastante decepcionante que un 85% de los invitados, además de solo ver a la banda durante 5 segundos mientras entraban al establecimiento y buscaban su mesa, no escucharan una buena mezcla del son cubano que acompañaba su cena.

Complementando todo, se estipulaba que el inicio del evento fuera a las 7:00 pm, pero los buses en donde venían todos los invitados llegaron con media hora de anticipación. Afortunadamente, Manuela y yo contábamos con el montaje ya culminado, así que colocamos música de ambiente desde el computador y encintamos lo más rápido posible mientras llegaban todos los músicos, quienes claramente empezaron a tocar sin prueba de sonido. El guitarrista y cantante principal y el flautista, dieron inicio a la presentación sin el percusionista, quien llegó a las 7:15 pm aproximadamente a armar su set en medio de una canción.

A continuación se encuentran adjuntas las fotos y un video para documentar el caso:

De este día nos fue posible realizar varias conclusiones:

Siempre debería pedirse un video previo del venue para preveer cualquier eventualidad y no quedarnos limitados por más de que contemos con equipos de buena calidad. Esto permitirá comunicar al cliente cualquier requerimiento extra de sonido, en caso de ser necesario.
Al menos se debería llevar una cabina de retorno como plan de contingencia.
En lo posible, tanto el crew de Digital Strings como los musicos, deberían llegar al menos media hora antes de lo citado para tener un mayor tiempo de acción en caso de que se adelante un evento.
Es necesario contar siempre con una cinta que se adhiera correctamente a cualquier tipo de superficies. En el resutaurante utilizamos una cinta de embalaje transparente común y corriente, la cual tuvimos que reforzar varias veces en el transcurso de la presentación.
En el mejor de los casos, el montaje y la prueba de sonido debería realizarse un día antes del evento.
Se debe hacer un scouting previo del lugar para no tener demoras para evitar al máximo las demoras por logística.